MESSEROV SISTEM UPRAVLJANJA USKLAĐENOŠĆU
PREAMBULA
Sistem vrijednosti grupacije Messer koristi se s ciljem da se ostvari odnos zasnovan na poštenju, solidarnosti i povjerenju s klijentima i konkurentima, ali i unutar grupacije Messer, između rukovodioca i zaposlenika, s ciljem rješavanja sukoba interesa i osiguranja potrebne usklađenosti s važećim propisima, zakonskim odredbama i među- i unutar-kompanijskim pravilima i propisima u svim poslovnim područjima grupacije Messer. Messerov sistem za upravljanje usklađenostima, razvijen u tu svrhu, prati jasno opredjeljenje direktora i rukovodioca prema ovom organizacijskom konceptu. On općenito definira odgovornosti i podržava odgovorne osobe u uspostavi i implementaciji organizacijskog koncepta. Organizacijski koncept ima za cilj da spriječi kršenje Messerovog kodeksa.
MESSEROV KODEKS
Poslovno rukovodstvo grupacije Messer je objedinilo principe organizacijskog koncepta u nizu pravila koje čine Messerov kodeks. Messerov kodeks je sinonim za aktivno korporativno upravljanje i namjera mu je služiti svim zaposlenicima kao orijentacija za svakodnevni rad usklađen sa Messerovom Izjavom o misiji. Direktori su tu da odgovarajućim mjerama osiguraju da svi zaposlenici imaju slobodan pristup Messerovom kodeksu i da su informirani gdje i kako ga mogu pregledati.
Messerov Kodeks ponašanja je ključni dokument u Messerovom kodeksu. Njega dopunjavaju i konkretiziraju Smjernice Grupacije Messer i druge grupacijske ili lokalne smjernice, pravilnici i priručnici. Messerov kodeks uzima u obzir rezultate redovne analize rizika za utvrđivanje specifičnih rizika kojima je kompanija generalno izložena.
Stručna kompetentnost i poduzetnički duh naših zaposlenika su najvažniji resurs za ostvarenje korporativnih ciljeva. Cijenimo posvećenost i strast kojom zaposlenici doprinose uspjehu kompanije. U izvođenju svojih aktivnosti, zaposlenici moraju poštitvati relevantne zakone i propise Messerovog kodeksa.
Od poslovnih partnera, klijenata i drugih stranaka s kojima Messer radi očekujemo da poštuju važeće propise i principe Messerovog kodeksa.
KODEKS PONAŠANJA ZA POSLOVNE PARTNERE
Uz naš opšte obvezujući Kodeks ponašanja, koji je namijenjen svim zaposlenicima, Kodeks ponašanja poslovnih partnera primjenjivat će se na sve Messerove poslovne partnere. Kodeks definiše jedinstvene, globalno obvezujuće smjernice za Messerove poslovne partnere i fokusira se na međunarodno priznata ljudska prava, standarde rada, zaštitu okoline i antikorupcijske standarde (ESG). U skladu sa tim Kodeks opisuje zahtjeve i načela saradnje s integritetom između Messera i naših poslovnih partnera.
DEKLARACIJA O NAČELIMA
Posvećeni smo poštivanju nacionalnih i međunarodnih odredbi o ljudskim pravima i općim etičkim načelima protiv dječjeg i prisilnog rada. Poštovanje ljudskih prava i održavanje poštenih radnih uvjeta čine osnovu naše korporativne filozofije i poslovnih procesa. Vjerujemo da svaki zaposlenik ima pravo na pošten tretman, ljubaznost i poštovanje.
Ova načela sadržana su u:
TEST INTEGRITETA
Očekujemo od svih zaposlenih da postupaju u skladu s Messerovim Kodeksom ponašanja i Deklaracijom o načelima. U slučaju sumnje u ispravnost ponašanja postoji mogućnost provjere istog kroz Test integriteta usklađenosti.
COMPLIANCE OFFICER
Poslovno rukovodstvo Messer SE & Co. KGaA je odgovorno za praćenje Messerovog sustava za upravljanje usklađenostima. Organizacijski koncept je obavezujući za sve direktore, rukovodioce i zaposlenike grupacije Messer.
U skladu sa važećim zakonskim odredbama, direktori su odgovorni za implementaciju ovog
organizacijskog koncepta u svojim lokalnim društvima i za osiguranje usklađenosti. Kao podršku
direktorima i nadzornim organima, poslovno rukovodstvo Messer SE & Co. KGaA je imenovalo Corporate Compliance Officer-a (CCO). Postoje također i lokalni Compliance Officer-i (LCO-i), koje imenuju regionalni direktori u dogovoru sa lokalnim direktorima. Ovu grupu Compliance Officer-a dopunjavaju rukovodioci odjela u Corporate Office-u, kao i tzv. Compliance Officer-i za pojedina područja (BCO-i). Poslovno rukovodstvo Messer SE & Co. KGaA je utvrdilo zadatke, prava i obaveze Compliance Officer-a u dokumentu koji se zove Smjernice za Compliance Officere.
Direktori, rukovodioci, CCO, LCO-i i BCO-i imaju ulogu biti uzorom. Od njih se očekuje visok nivo
društvene i etičke kompetentnosti. Direktori i rukovodioci svoje djelovanje trebaju usmjeravati na primjerenu organizaciju, rukovođenje, komunikaciju, izbor, nadzor i vođenje. Nadalje oni su se obavezali na zaštitu kupaca, zaposlenika i okoline. U ovom kontekstu, njihova jasna obaveza
vezana uz čisto i zakonito poslovanje je bitna isto i kao sprečavanje i sankcioniranje nezakonitih
praksi.
PRIJAVA NEPRAVILNOSTI
Smjernice za prijavljivanje i postupanje u slučaju kršenja pravila u Messeru opisuju kako se informacije o kršenju pravila ili lošem ponašanju mogu prijaviti i kako se s njima treba postupati.
Platforma za zviždače dostupna je na: www.messer.ethicspoint.com
U cilju postizanja usklađenosti poslovanja, te pružanju podrške menadžmentu u sprovođenju koncepta usklađenosti, u svim Messer kompanijema u Bosni i Hercegovini imenovan je lokalni službenik za usklađenost, dok na nivou Messer Group postoji glavni korporativni službenik za usklađenost koji koordinira rad lokalnih službenika za usaglašenost u Messerovim kompanijama.
Mirjana Vuković, direktor
Sve uočene nepravilnosti možete prijaviti:
- lokalnom Compliance officer-u gđi.Branka Savić, na mail:
branka.savic@messergroup.com
ili telefon +387 33 953 108
- direktno grupaciji Messer SE & Co. KGaA na mail:
compliance@messergroup.com
Ili telefon +49 8004471000
ANALIZA RIZIKA
Potencijalno slabe točke unutar grupacije Messer definiraju se putem detaljne analize rizika, uključujući sve regionalne podružnice i korporativne odjele.
PROGRAM EDUKACIJA
Osim školovanja na kojima ste osobno prisutni mogu se organizirati webinari i e-learning školovanja na odabrane teme vezane uz Messerov kodeks. Korporacijski odjeli i lokalna rukovodeća tijela i odjeli u principu određuju sadržaj školovanja i polaznike. Na njima su i osmišljavanje i realizacija edukacija, uz podršku, ako je potrebno, eksternih pružatelja usluga, kao i osiguranje ispravne dokumentacije. Poslovno rukovodstvo grupacije Messer može specificirati obavezne edukacije i sadržaj edukacija kao i polaznike edukacija.
SISTEM IZVJEŠTAVANJA I AUDITI
Razni sadržaji predmet su definiranog sustava sistema odobravanja i izvještavanja, kroz Smjernice grupacije Messer, statute, poslovnike o radu za poslovna rukovodstva (lokalnih) društava, pravilnike o potpisivanju koji poštuju princip četiri oka i individualne zahtjeve centralnih odjela.
Osim toga, o raznim temama se raspravlja i dogovara, iskustva i informacije se razmjenjuju i izvještava se o njima na redovnim sastancima na lokalnom ili regionalnom nivou ili na sastancima odjela.
Osnovni procesi u Messeru su definirani i često certificirani (npr. ISO, GMP).
U svrhu usklađivanja s Messerovim kodeksom, koriste se postojeće organizacijske strukture. Pojedinačni odjeli, osobe odgovorne na regionalnom nivou i rukovodeća tijela imaju direktnu odgovornost. Na ovaj način se osigurava vlastita odgovornost u implementaciji i poštivanju Messerovog kodeksa u relevantnom području odgovornosti.
Uz podršku korporacijskog pravnog odjela u svim lokalnim društvima se u redovnim intervalima provode interni auditi u trajanju od nekoliko dana. Detaljno se provjeravaju činjenice relevantne za Messerov Kodeks (npr. statuti, pravila poslovanja, pravilnici o potpisivanju, edukacije, poštivanje sistema izvještavanja itd.). Osim toga, pojedini odjeli provode i detaljne audite (npr. SHEQ, Medical, IT). Napomene i prijedlozi za poboljšanja bilježe se u izvještaju koji se šalje Poslovnom rukovodstvu Grupacije Messer. Implementacija predloženih poboljšanja se provjerava u follow-up auditima u određenom vremenskom okviru.
Svaka tri mjeseca centralno se prikupljaju podaci o otvorenim i potencijalnim / prijetećim sudskim sporovima, na osnovu određene vrijednost / rizika, s detaljima o činjenicama, vrijednosti spora, statusu slučaja, riziku i ako je potrebno, napravljenim rezervacijama odnosno rezervacijama koja se trebaju napraviti.
Direktori društava/LCO-i i BCO-i su obavezni obavijestiti CCO u slučaju sumnje na ozbiljno kršenje Messerovog kodeksa. Svi procesi relevantni za Messerov kodeks u regionalnom društvu ili odjelu moraju se poslati na CCO za prethodnu godinu kao dio godišnjeg izvještaja o usklađenosti, najkasnije do 31. siječnja .
CCO izvještava rukovodstvo grupacije Messer Group GmbH redovno i u pojedinačnim slučajevima, na zahtjev, odmah o ozbiljnim kršenjima Messerovog kodeksa koji su mu prijavljeni, inače izvještavanje ide jednom godišnje.
Jednom godišnje, sva lokalna društva i centralni odjeli šalju izvještaj odjelu EVP Strategy o činjenicama relevantnim za izvještaj o rizicima. O ovome se raspravlja na nivou menadžmenta grupacije Messer, koje dalje odlučuje o potrebnim mjerama, ako je neophodno. Nadzornom odbor grupacije Messer se dostavlja izvještaj te ako neophodno, detaljnija objašnjenja.
Jednom godišnje Grupacija Messer objavljuje zbirno sve aktivnosti u izvještaju o održivom razvoju daje ga na certifikaciju mreži Global Reporting Initiative (GRI).
Izvještavanje o kršenjima usklađenosti i opravdanim sumnjivim slučajevima
Direktori i rukovodioci moraju organizirati svoju odgovornost na način da do njih u bilo koje doba mogu doći izvještaji o kršenju važećih zakona ili Messerovog kodeksa („kršenje usklađenosti“) kao i o opravdanim sumnjivim slučajevima kako bi se zagarantirala trenutačna korektivna akcija.
Smjernice za compliance officere sadrže detaljnije odredbe o postupku izvještavanja.
U okviru sistema prijavljivanja radi se izvještaj u kojem se navodi reakcija na utvrđeno kršenje usklađenosti. U ovo spada opis kako je ispitan slučaj, utvrđuju se posljedice prijestupa i odlučuje se o daljoj akciji.
Direktori moraju osigurati odgovarajuće mjere da su svi zaposlenici upoznati kako i kome prijavljuju kršenja Messerovog kodeksa, uključujući javnu objavu direktne telefonske linije i email adrese za usklađenost.
